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Herramientas para la gestión de proyectos a distancia

Publicado en 10 febrero, 2017
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Gestionar proyectos implica planear y ejecutar una serie de acciones necesarias para poder cumplir con unos objetivos con tiempo de caducidad. Lo más difícil de la gestión de proyectos es controlar los recursos y minimizar el riesgo, para lo que existen diversas metodologías; aunque a la hora de la verdad, lo que suele primar es la experiencia del project manager. Si ya de por sí la naturaleza temporal de los proyectos y las limitaciones de los inputs son difíciles de gestionar, si a la fórmula añadimos el factor distancia, la cosa se complica todavía más.

Hoy en día, la mundialización de los recursos y la aparición de nuevos métodos de comunicación como Internet y todo lo que ello comporta, ha hecho posible la formación de equipos de trabajo multigeneracionales, con diferentes habilidades y geográficamente dispersos. En muchos casos, no solo en los proyectos de informática o web, el gestor de proyectos tiene que lidiar con la dificultad de tener una parte o, incluso, todo el equipo fuera de su sede de trabajo, lo que en muchas ocasiones significa controlar diferentes husos horarios, costumbres, idiomas variados y otros detalles que, sumados, pueden convertir el trabajo en algo mucho más complejo de lo normal.

Pero, así como la globalización ha hecho posible la existencia de la gestión de proyectos a distancia, también nos da muchas herramientas para que, como project managers, podamos aprovechar las miles de ventajas que tiene trabajar con equipos remotos; y decimos “miles” porque realmente son innumerables. Aunque al principio se pueda creer que se trata de algo imposible de gestionar, totalmente fuera de control y lleno de problemas técnicos que nos superan, la tecnología está dando respuesta a las necesidades de los project managers y los miembros de equipos de trabajos por proyectos para facilitar las tareas, la organización, la comunicación y el seguimiento.

Queremos dedicar este artículo a presentarte las principales herramientas que puedes utilizar para la gestión de proyectos a distancia. Algunas de ellas, posiblemente, ya las conozcas, pero estamos seguros que habrán otras que se te habrán pasado por alto y que tienen mucho que ofrecer. Seguramente ya conocerás Trello, que acaba de ser vendido por 425 millones de euros a Atlassian. Trello es una de las mejores apps para gestionar proyectos con equipos remotos. Aplica el método Kanban de organización de tareas y se basa en la sabiduría de las metodologías ágiles. Es muy práctica, sin duda, pero no la única.

Herramientas para la gestión de proyectos a distancia

Kanban Flow

Esta es la mejor (y más parecida) alternativa a Trello. Para los equipos que están preocupados por la venta de Trello, este tablero Kanban, como su nombre bien indica, es más que una perfecta alternativa. Permite organizar el trabajo de manera visual y contar con un panel muy sencillo donde queda claro en qué tarea está cada persona del equipo. Simplifica muchísimo la comunicación y, sin duda, su uso aumentará la productividad del team. Además, se puede añadir un límite de tareas a una columna para no abusar del multitasking  (algo que no tiene Trello todavía). Los tableros se organizan de forma vertical y se pueden ir añadiendo tarjetas, muy al estilo Trello, donde se detallan tareas y subtareas. Tiene filtros para mirar tarjetas de un solo color (una funcionalidad que los PM van a agradecer enormemente) y se integra con DropBox, Box y Google Drive perfectamente. Le damos 5 estrellas a esta app.

Archmule

El layout de escritorio de trabajo que ofrece Archmule es muy interesante; sus tableros siguen una forma de pensar muy social, por tanto, es perfecto para equipos donde para conseguir los objetivos, es necesario un flujo potente de comunicación entre los miembros. Es bastante simplificado y se presenta como un gran tablero estilo Trello con columnas desde donde se pueden ir arrastrando las tareas en forma de tarjetas. Lo interesante es su página de inicio (que nos recuerda un poco a Facebook), donde se muestra un resumen de los highlights del momento de cada equipo o proyecto en el que estás trabajando. Tiene un espacio de mini chat donde se puede conversar directamente con las personas del team sin necesidad de usar otra herramienta para ello; aunque no permite la cámara ni el uso de micrófonos, es perfectamente útil. No tiene límites, ni se paga por usar Archmule; se pueden adjuntar archivos y organizar los deadlines en calendarios.

Asana

Asana es una de nuestras aplicaciones favoritas de toda la vida. Una herramienta de gestión de proyectos muy conocida que no tenía tableros (estilo Trello) hasta el año pasado, pero que ahora los tiene y, por tanto, se suma esta función a sus ya conocidas dotes. Asana es todo lo que puedes pedirle a una app de gestión de proyectos: se pueden tener varios proyectos a la vez, con múltiples colaboradores; los colaboradores pueden tener varios tableros con varias secciones y varias listas de tareas, cada uno se puede organizar el trabajo con total simplicidad. Además, su interfaz es muy agradable a la vista, personalizable y totalmente intuitiva. Asana también es gratis y se puede usar con las app móviles, lo que ayuda mucho en la gestión de proyectos a distancia.

Todoist

Otra de las herramientas que nos agrada son los boards de Todoist (la plataforma para gestión de tareas). Aplica también el método Kanban, pero en este caso usando tarjetas intercambiables. Es muy sencilla de usar y la recomendamos sobre todo para quien tiene la gestión de un solo proyecto.

Taiga

Nos gusta y mucho. Perfecta para proyectos de diseño, porque es open source, sencilla, muy bonita y súper útil. Usa Scrum, lo que puede ser perfecto para los desarrolladores que nos están leyendo. Tiene su propia wiki (algo que suma mucho a la plataforma) y permite poner vídeos y material gráfico. La interfaz es realmente limpia y te recomendamos probarla. ¿Ya dijimos que usa Scrum?

Kanboard

Una opción minimalista que tiene detrás al MIT. Escrito en PHP, tiene muchas características que la convierten en una de las más útiles para quienes necesitan “algo más”: búsqueda y filtros de contenido, archivos adjuntos, comentarios, reportes, plugins, integraciones con servicios externos. Una joya.

Esperamos que estas opciones te sirvan para gestionar proyectos a distancia de la mejor manera. ¡Hasta la próxima!

 
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